Постановление Администрации города Губкинский от 10.07.2013 N 1733 "О внесении изменений в постановление Администрации города от 09 ноября 2011 года N 2173 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 июля 2013 г. № 1733
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ОТ 09 НОЯБРЯ 2011 ГОДА № 2173 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Губкинского от 20 марта 2013 года № 549 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в муниципальном образовании город Губкинский", Уставом муниципального образования город Губкинский, Администрация города Губкинского постановляет:
1. Внести изменения в постановление Администрации города от 09 ноября 2011 года № 2173 "Об утверждении Административного регламента "Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении", изложив приложение в редакции, согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившим силу постановление Администрации города:
2.1. от 17 июля 2012 года № 1780 "О внесении изменений в постановление Администрации города от 09 ноября 2011 года № 2173".
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Губкинского.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города, руководителя аппарата Баранова С.В.
Первый заместитель главы
Администрации города
С.С.МИРОНЧУК
Приложение
Утвержден
постановлением Администрации города
от 10 июля 2013 года № 1733
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент) "Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении" разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.
1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются: юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее - заявители).
Заявители имеют право обращаться лично или через законных представителей и (или) направить письменные обращения в архивный отдел - муниципальный архив Администрации города Губкинского (далее - Архив).
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
1) архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского (далее - Архив) расположен по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830.
Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
Муниципальная услуга предоставляется непосредственно Архивом, расположенным по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830.
Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
График приема заявителей:
Понедельник - Среда: с 8.30 до 17.00;
Обеденный перерыв: с 12.30 до 14.00.
2) информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления представляется:
- непосредственно специалистами Архива: начальником, главным специалистом, ведущим специалистом;
- с использованием средств телефонной связи и электронного информирования: электронный адрес Архива: gubarhiv@adm.purpe.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60; с использованием информационного киоска по адресу: Администрация г. Губкинского, микрорайон 5, дом 38.
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов), на информационном стенде в помещении Архива;
3) для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:
- в устной форме лично или по телефону к специалистам Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;
- в письменной форме лично или почтой в адрес Архива, в том числе по электронной почте: gubarhiv@gubadm.ru;
1.4. Информирование заявителей проводится в двух формах: устное и письменное.
При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.
Устное информирование обратившегося лица осуществляется не более 15 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги либо назначает другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.
Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заинтересованного лица о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Ответ на обращение дается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Архиве.
Специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов.
Письменный ответ на обращение, содержащий фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подписывается начальником Архива либо уполномоченным им лицом и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия, имя, отчество заинтересованного лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги: Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача какого-либо из следующих документов или отказ в предоставлении документов:
1) архивная справка - документ Архива, составленный на бланке Архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка - документ Архива, составленный на бланке Архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке Архива, содержащее:
- информацию о хранящихся в Архиве архивных документах (или их отсутствии) по определенной теме, проблеме;
- уведомление заявителю о переадресовании предоставления муниципальной услуги в соответствующие органы и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении (запросе) вопросов;
- уведомление заявителю об отказе предоставления муниципальной услуги по существу;
5) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;
6) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме;
Результат предоставления муниципальной услуги, составленный на нескольких листах, должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и (или) подписью с указанием количества листов в документе.
Процедура предоставления муниципальной услуги завершается направлением заявителю результата в письменной форме на русском государственном языке Российской Федерации.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
Письменные запросы заявителей подлежат обязательной регистрации в день поступления их в Архив.
Срок предоставления муниципальной услуги в Архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения заявителя. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов, срок, с разрешения начальника Архива, может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Контрольные документы исполняются в сроки, установленные в поручении.
Если срок исполнения документа в поручении не установлен, документ исполняется не позднее 30-дневного срока со дня получения документа Архивом.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Правовыми основаниями предоставления муниципальной услуги являются:
- Конституция Российской Федерации;
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 29.01.1999 № 107 "О подписании Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых Государств в области использования архивной информации";
- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об Утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 г. № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";
- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 сентября 2012 г. № 86-ЗАО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе отдельными государственными полномочиями Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела";
- Распоряжение Администрации города от 25.03.2013 № 156-р "Об утверждении Положения об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Губкинского";
- Постановление Администрации города Губкинского от 02.07.2009 № 165 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива на территории муниципального образования город Губкинский".
2.6. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет в Архив следующие документы:
1) Обращение (запрос) на предоставление муниципальной услуги представляется в Архив:
- по почте (в том числе по электронной почте);
- при личном посещении.
Обращение (запрос) в Архив на предоставление муниципальной услуги:
- должен содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя и отчество), почтовый и (или) электронный адрес заявителя, указание темы (вопроса), хронологию запрашиваемой информации;
- может быть заполнен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств;
- может быть оформлен как заявителем, так и специалистами Архива.
Обращение (запрос) собственноручно подписывается заявителем либо его уполномоченным представителем.
2) В случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, для получения предоставления муниципальной услуги граждане и лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в Архив следующие документы:
- обращение (запрос) о предоставлении информации;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, на доступ к архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих лиц).
3) В случае, если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию, заявитель на предоставление муниципальной услуги предоставляет в Архив:
- обращение (запрос) о предоставлении информации;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.
4) В случае, если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.6.2. Представленные документы должны соответствовать следующим требованиям:
1) текст документа написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники;
2) фамилия, имя и отчество (наименование) заявителя, его место жительства (место нахождения), телефон написаны полностью;
3) в документах отсутствуют неоговоренные исправления;
4) документы не исполнены карандашом.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
- представление документов, не соответствующих перечню, указанному в подпункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;
- текст письменного обращения (запроса) не поддается прочтению, о чем сообщается заявителям, направившим обращение (запрос), если фамилия гражданина, наименование предприятия, организации, учреждения и почтовый адрес поддаются прочтению;
- отсутствие в обращении (запросе) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя;
- не принимаются к рассмотрению обращения (запросы), содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения.
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством;
- отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
- от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения (запроса).
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
При предоставлении муниципальной услуги с заявителя плата не взимается.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении муниципальной услуги.
2.10.1. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 15 минут.
2.10.2. Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего выдачу документов, составляет 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Запрос и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, регистрируется в день представления в Архив.
Запрос заявителя, поступивший после 16.30 часов (15.30 - в предпраздничные дни), либо поступивший в электронном виде в выходные или праздничные дни, регистрируется на следующий после них рабочий день.
2.12. Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
1) требования к местам приема заявителей:
Помещение для приема заявителей для предоставления муниципальной услуги размещено на первом этаже административного здания по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, ЯНАО, 629830.
Фасад административного здания, в котором находятся помещения Архива, оборудован информационной вывеской, с указанием информации о наименовании Архива и его подчиненности.
У входа в помещения Архива вывешен график (режим) работы, так, чтобы он был хорошо виден заявителям.
Прием заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется в отдельно выделенном помещении - кабинете главного специалиста на первом этаже. Для заполнения необходимых документов используется рабочий стол главного специалиста Архива, который оборудован стулом для посетителей, обеспечен бланками заявлений, письменными принадлежностями.
Консультирование (предоставление справочной информации) заявителей для исполнения муниципальной функции осуществляет ведущий специалист Архива и начальник Архива. У входа в кабинет каждого специалиста Архива вывешены информационные таблички с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
Каждое рабочее место специалистов Архива в служебных кабинетах оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим устройством.
В помещениях Архива установлен копировальный аппарат.
Места для приема обращений (запросов) заявителей на предоставление муниципальной услуги оборудованы автоматической системой пожаротушения и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, имеют указатели выхода из помещений со световым табло.
2) требования к местам для ожидания:
в коридоре помещения Архива установлены стулья для ожидания заявителями приема, имеется искусственное освещение.
3) требования к местам для информирования заявителей:
в коридоре Архива на стене оборудован информационный стенд для заявителей, предназначенный для ознакомления их с информационными материалами.
Информационный стенд, стулья размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
2.13.1. Стандартами качества предоставления муниципальной услуги являются:
№ п/п
Показатели для определения стандартов качества предоставления муниципальной услуги
Единица измерения
Стандарты качества, включающие количественные и качественные параметры оценки конечного результата
1
2
3
4
1. Показатели, характеризующие информационную доступность услуги
1.1
Наличие полной, достоверной и доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способах, порядке и условиях ее получения, размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на Официальном Интернет-сайте исполнительных органов в государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (http://www.pgu-yamal.ru)
да/нет
да
1.2
Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
да/нет
да
2. Показатели, характеризующие качество обслуживания и безопасность
2.1
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги)
да/нет
да
2.2
Транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги
да/нет
да
2.3
Обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
да/нет
да
2.4
Соблюдение сроков оказания муниципальной услуги, установленных настоящим Административным регламентом
да/нет
да
2.5
Обеспечение возможности направления запроса по электронной почте (gubarchiv@gubadm.ru)
да/нет
да
2.6
Актуальность и работоспособность контактных координат (официальные и почтовые адреса, адреса электронной почты, номера телефонов, факсов и т.д.), указанные в настоящем Административном регламенте
%
100%
3. Показатели, характеризующие профессиональную подготовленность специалистов исполнителя муниципальных услуг
3.1
Укомплектованность квалифицированными кадрами по штатному расписанию
%
100%
4. Показатели взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
4.1
Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
раз/минут
2/30
5. Иные показатели
5.1
Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги
да/нет
да
5.2
Возможность получения муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг
да/нет
нет
5.3
Количество обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги
%
0%
5.4
Доля заявителей, получивших муниципальную услугу с нарушением установленного срока предоставления муниципальной услуги, от общего количества заявителей
%
0%
2.14. Также могут быть установлены иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения
3.1. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги - организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении, включает в себя следующие административные процедуры:
- прием (в том числе по электронной почте), первичная обработка и регистрация обращений (запросов) заявителей на предоставление муниципальной услуги;
- анализ тематики поступивших обращений (запросов) заявителей;
- направление обращений (запросов) заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности, а также подготовка и направление уведомлений об отказе в исполнении (в том числе по электронной почте);
- подготовка и направление результатов предоставления муниципальной услуги.
3.3. Прием, первичная обработка и регистрация обращений (запросов) заявителей на предоставление муниципальной услуги.
Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя в Администрацию города Губкинского, в Архив либо поступление запроса по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту.
Специалист, в обязанности которого входит принятие документов:
1) Главный специалист Архива, осуществляющий прием обращений (запросов) на предоставление муниципальной услуги (далее - специалист, ведущий прием), осуществляет их регистрацию с использованием программного обеспечения "АИС ЭЛАР - архив" (запросы).
2) Регистрация обращений (запросов) органов местного самоуправления, тематических запросов юридических лиц производится начальником Архива в программе "Служебная корреспонденция" в день их поступления.
3) При поступлении обращения (запроса) заявителя по почте его регистрация осуществляется в день поступления и передается на исполнение специалистам Архива. Запрос заявителя, поступивший после 16.30 часов (15.30 - в предпраздничные дни), либо поступивший в электронном виде в выходные или праздничные дни, регистрируется на следующий после них рабочий день.
4) При получении обращения (запроса) по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
5) На запросах заявителей в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп Архива, в котором указывается дата регистрации.
6) Главный специалист Архива проверяет наличие в электронной базе обращений (запросов) от данного заявителя. Если обращение повторное, в левом верхнем углу письма ставится отметка "повторное", и к нему прилагаются все документы прежних обращений. Не считаются повторными обращения (запросы) одного и того же автора, но по разным вопросам.
7) Обращения (запросы) заявителей на предоставление муниципальной услуги, соответствующие предъявляемым к ним требованиям и прошедшие регистрацию в течение рабочего дня, рассматриваются начальником Архива и направляются для исполнения специалистам Архива.
Результатом административной процедуры является получение и регистрация специалистом, уполномоченным на исполнение обращения заявителя, принятых документов.
Продолжительность административной процедуры не более 1 дня.
3.4. Анализ тематики поступивших обращений (запросов) заявителей.
Основанием для начала административной процедуры рассмотрения обращения заявителя и оформления результата предоставления муниципальной услуги является получение и регистрация специалистом, уполномоченным на исполнение обращения заявителя, принятых документов.
1) Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов (заявлений).
2) При проведении анализа тематики поступивших обращений (запросов) определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе), необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить обращение (запрос) по принадлежности на исполнение.
Результатом административной процедуры является подписание начальником Архива либо лицом, его замещающим, решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Продолжительность административной процедуры не более 1 дня.
3.5. Направление обращений (запросов) заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности, а также подготовка и направление уведомлений об отказе в исполнении.
Основанием для начала административной процедуры является подписанное решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги и поступление их специалисту, ответственному за подготовку документов.
1) Обращения (запросы) заявителей, не относящиеся к составу хранящихся в Архиве архивных документов, направляются в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, либо выдается архивная справка об отсутствии необходимых документов и сведений о месте их хранения.
2) В случае, если обращение (запрос) заявителя требует исполнения несколькими организациями, специалист Архива направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3) Одновременно с направлением обращения (запроса) на исполнение в соответствующий архив или организацию, специалист Архива письменно уведомляет об этом заявителя, в том числе по электронной почте.
4) В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в Архиве, нечетко, неправильно сформулированном обращении (запросе), информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить обращение (запрос), в том числе по электронной почте.
5) При отсутствии у заявителя права на предоставление муниципальной услуги, специалист Архива готовит мотивированный отказ заявителю в ее исполнении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Результатом административной процедуры является направление заявителю либо информационного письма о направлении запроса на исполнение в адрес другого Архива или организации, либо архивной справки об отсутствии необходимых документов и сведений о месте их хранения.
Продолжительность административной процедуры не более 5 дней.
3.6. Подготовка и направление результатов предоставления муниципальной услуги заявителям.
Основанием для начала административной процедуры является подписание начальником Архива либо лицом, его замещающим, решения о предоставлении муниципальной услуги и поступление их специалисту, ответственному за подготовку и выдачу документов.
Подготовка ответов на письменные обращения (запросы) заявителей включает оформление следующих видов документов:
- архивных справок;
- архивных выписок;
- архивных копий;
- информационных писем.
3.6.1. Архивная справка
1) Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".
2) Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
3) Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении (запросе), не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
4) В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
5) В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.
6) В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
7) Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива, в левом нижнем углу указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.
8) Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива.
9) При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
10) Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Для проставления апостиля архивная справка направляется в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, г. Салехард, улица Губкина, дом 13, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629001.
11) Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.
3.6.2. Архивная выписка
1) Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка".
2) В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть даны исчерпывающие сведения по вопросам, указанным в обращении (запросе) заявителя.
3) В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
4) Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.
3.6.3. Архивная копия
1) На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
2) Если копия документов состоит из нескольких листов, то все листы архивной копии прошиваются на 4 прокола нитью. Длинные концы нити скрепляются путем наклейки заверительной надписи, в которой указано количество листов копии документов цифрами и прописью, дата изготовления копии, подпись и должность начальника Архива. Подпись начальника Архива заверяется печатью Архива, проставленной так, чтобы она располагалась на наклейке и листе копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения и проставлением печати Архива.
3.6.4. Информационные письма
1) В случае если обращение (запрос) не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.
2) Заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивов и организаций.
3) Ответы заявителям подписывает начальник Архива.
4) Ответ заявителям дается на государственном языке Российской Федерации.
5) Ответ оформляется на бланке Архива. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.
6) В левом нижнем углу документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.
7) Подготовленный проект ответа исполнитель направляет для подписания начальнику Архива. После завершения рассмотрения и подписания ответа документы передаются на регистрацию главному специалисту Архива.
8) Главный специалист Архива проставляет исходящий номер, дату, комплектует отправку, делает отметку в журнале регистрации отправляемых письменных ответов на обращения (запросы) заявителей о направлении ответа, затем один экземпляр ответа откладывается в дело согласно номенклатуре. Конверты с письменными ответами передаются инспектору копировально-множительного бюро Управления делопроизводства и кадров Администрации города Губкинского для регистрации и направления адресату.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, в случае личного обращения заявителя либо его доверенного лица в Архив, выдаются под роспись в получении, которую заявитель либо его доверенное лицо проставляют в нижней части анкеты - заявления заявителя или письменного обращения (запроса) заявителя, к которым приложен второй экземпляр выданных документов.
Выдача заявителю архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется специалистом Архива при предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и информационные письма на обращения (запросы) заявителей высылаются по почте простыми письмами.
Результатом административной процедуры является направление заявителю необходимой информации.
Продолжительность административной процедуры не более 30 дней.
4. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием в ходе предоставления муниципальной услуги решений осуществляют начальник Архива.
Специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:
- соблюдение порядка рассмотрения обращений (запросов) заявителей;
- соблюдение сроков исполнения обращений (запросов) заявителей;
- полноту и качество исполнения обращений (запросов) заявителей.
4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений.
Проверки могут быть плановыми на основании планов работы Администрации города Губкинского либо внеплановыми, проводимыми в том числе по жалобе заявителей на своевременность, полноту и качество предоставления муниципальной услуги.
Решение о проведении внеплановой проверки принимает глава Администрации города Губкинского или уполномоченное им должностное лицо.
Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.
4.3. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с:
- Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе Российской Федерации" и Законом автономного округа от 22.06.2007 № 67-ЗАО "О муниципальной службе Ямало-Ненецкого автономного округа" - муниципальные служащие города Губкинского.
4.4. Заявители вправе направить письменное обращение в адрес Администрации города Губкинского с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении муниципальной услуги.
В случае проведения внеплановой проверки по конкретному обращению в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения обратившемуся направляется по почте информация о результатах проверки, проведенной по обращению. Информация подписывается руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа,
предоставляющего муниципальную услугу,
а также должностных лиц или муниципальных служащих
5.1. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия Архива, предоставляющего муниципальную услугу, и его должностных лиц (работников) в досудебном порядке.
Контроль деятельности специалистов осуществляет:
- начальник Архива;
- заместитель главы Администрации города, руководитель аппарата по адресу: микрорайон 5, дом 38, г. Губкинский, ЯНАО, 629830, либо по телефону 8 (34936) 3-98-05;
- Глава города Губкинского по адресу: микрорайон 5, дом 38, г. Губкинский, ЯНАО, 629830;
5.2. Заявители могут обжаловать действия или бездействие специалистов Архива, обратившись лично или направив жалобу по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации города Губкинского, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг (функций) ЯНАО.
5.3. Жалоба должна содержать в обязательном порядке:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архива, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением, действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.
Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4. Жалоба, поступившая в Архив, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5. По результатам рассмотрения жалобы начальник Архива принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами ЯНАО, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в настоящем пункте, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
Приложение № 1
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
ЗАПРОС (ОБРАЩЕНИЕ)
для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной
копии (нужное подчеркнуть) по документам архивного отдела
(муниципального архива) Администрации города Губкинского
Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя эту анкету, Вы даете согласие на обработку персональных данных.
Фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается архивная справка (указать все случаи изменения фамилии), паспортные данные, доверенность
ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД
рождения
Адрес местожительства или адрес, по которому направить архивную справку,
контактный телефон
Для лиц, запрашивающих справку о других лицах.
Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку (паспортные данные, доверенность)
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка - нужное подчеркнуть.
- Пенсионный фонд города _____________
- Восстановление трудовой книжки
- Центр занятости города ______________
- Управление социальной защиты населения
- Управление жилищной политики Администрации
- Налоговая инспекция ________________
О чем запрашивается архивная справка - нужное подчеркнуть
- о стаже работы
- о фактически отработанном времени (вахтовикам)
- о заработной плате
- о дислокации организации, предприятия в ЯНАО
- о переименованиях предприятия
- о выделении квартиры, ссуды
- о северной надбавке
_________________________________
точное название учреждения
Начало работы
(№ и дата приказа)
Конец работы
(№ и дата приказа)
Должность,
звание
___________________________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________ 20__ г.
Форма заявления на оказание муниципальной услуги по исполнению
социально-правовых запросов заявителей
Приложение № 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
Наименование государственного органа
или органа местного самоуправления
---------------------------------------------------------------------------
Справочные данные государственного органа или органа
местного самоуправления
(почтовый адрес, телефоны и другие сведения)
_____________________ Начальнику архивного отдела -
№ _____________ муниципального архива
Администрации г. Губкинского
На № ________________ _________________________________
от _____________ (инициалы и фамилия руководителя)
ЗАПРОС
Изложение темы запроса и хронологические рамки запрашиваемой
информации.
Форма получения ответа (архивная справка, архивная выписка, архивная
копия).
Руководитель
органа местного самоуправления ________________
_____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Фамилия, имя, отчество исполнителя
Контактный телефон
Форма заявления на оказание муниципальной услуги
по исполнению тематических запросов государственных органов
и органов местного самоуправления
Приложение № 3
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ЗАПРОС
для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной
копии по документам архивного отдела (муниципального архива)
Администрации города Губкинского
Ямало-Ненецкого автономного округа
Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя эту анкету, Вы даете согласие на обработку персональных данных
Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего информацию, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность
Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается информация (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества)
На чье имя выписывать архивную информацию
Тема запроса (нужное подчеркнуть) и хронологические рамки запрашиваемой информации:
1. Жилье (выделение, обмен, приватизация).
2. Ввод объекта в эксплуатацию.
3. Отвод земельных участков.
4. Переименование улиц, номеров домов.
5. Другая тема (указать какая)
Для какой цели запрашивается архивная информация
Адрес, по которому направить справку, телефон (домашний, рабочий, сотовый)
_________________________ 20___ г. Подпись
____________________ (дата)
(подпись заявителя)
Форма заявления на оказание муниципальной услуги
по исполнению тематических запросов заявителей
Приложение № 4
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
И ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
Условные обозначения
* *
Начало или завершение
* * административной процедуры
Операция, действие, мероприятие
Ситуация выбора, принятия решения
* *
Начало предоставления
муниципальной услуги:
заявитель обращается
с запросом
* *
\/
Прием и регистрация запроса
\/
Нет Проверка соответствия Да
представленного запроса > Рассмотрение запроса
установленным требованиям начальником отдела и
направление должностному
\/ лицу, ответственному
за организацию
Уведомление предоставления
заявителя Передача запроса муниципальной услуги
об отказе в приеме ответственному <
запроса исполнителю
\/
Нет Анализ тематики запроса и направление Да
на исполнение по принадлежности
Оформление результата предоставления
муниципальной услуги
Направление запроса на исполнение
Уведомление заявителя в архивные учреждения,
о необходимости уточнения муниципальные архивы и (или) <
тематики и представления > организации автономного округа
> дополнительных сведений для последующего ответа заявителю
для исполнения запроса
\/
Уведомление заявителя
< о направлении запроса
Уведомление заявителя на исполнение по принадлежности
об отказе в
предоставлении информации
конфиденциального >
> характера при отсутствии Направление запроса органа
у него документально исполнительной власти на исполнение
подтвержденных прав в архивные учреждения,
на получение информации муниципальные архивы для подготовки
и направление ответа в Архив; <
уведомление заявителя о направлении
запроса на исполнение
Уведомление заявителя об по принадлежности
отсутствии запрашиваемой
информации в архивных
учреждениях автономного \/
> округа и рекомендации >
по ее дальнейшему поиску Предоставление информационных писем
при необходимости с приложением
архивных справок, архивных выписок,
архивных копий; тематических
подборок копий архивных документов,
тематических обзоров и тематических
перечней архивных документов
\/ \/
Подготовка ответа по запросу и выдача
(направление) его заявителю
\/
* *
Предоставление
муниципальной
услуги завершено
* *
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГУБКИНСКОГО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 июля 2013 г. № 1733
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ОТ 09 НОЯБРЯ 2011 ГОДА № 2173 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Администрации города Губкинского от 20 марта 2013 года № 549 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в муниципальном образовании город Губкинский", Уставом муниципального образования город Губкинский, Администрация города Губкинского постановляет:
1. Внести изменения в постановление Администрации города от 09 ноября 2011 года № 2173 "Об утверждении Административного регламента "Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении", изложив приложение в редакции, согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившим силу постановление Администрации города:
2.1. от 17 июля 2012 года № 1780 "О внесении изменений в постановление Администрации города от 09 ноября 2011 года № 2173".
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Губкинского.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города, руководителя аппарата Баранова С.В.
Первый заместитель главы
Администрации города
С.С.МИРОНЧУК
Приложение
Утвержден
постановлением Администрации города
от 10 июля 2013 года № 1733
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент) "Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении" разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, и устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.
1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются: юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее - заявители).
Заявители имеют право обращаться лично или через законных представителей и (или) направить письменные обращения в архивный отдел - муниципальный архив Администрации города Губкинского (далее - Архив).
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
1) архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского (далее - Архив) расположен по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830.
Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
Муниципальная услуга предоставляется непосредственно Архивом, расположенным по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830.
Электронный адрес Архива: gubarhiv@gubadm.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60.
График приема заявителей:
Понедельник - Среда: с 8.30 до 17.00;
Обеденный перерыв: с 12.30 до 14.00.
2) информация о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления представляется:
- непосредственно специалистами Архива: начальником, главным специалистом, ведущим специалистом;
- с использованием средств телефонной связи и электронного информирования: электронный адрес Архива: gubarhiv@adm.purpe.ru. Телефон/факс Архива, предоставляющего муниципальную услугу: 8 (34936) 5-21-60; с использованием информационного киоска по адресу: Администрация г. Губкинского, микрорайон 5, дом 38.
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов), на информационном стенде в помещении Архива;
3) для получения информации о муниципальной услуге, процедуре ее предоставления, ходе предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:
- в устной форме лично или по телефону к специалистам Архива, участвующим в предоставлении муниципальной услуги;
- в письменной форме лично или почтой в адрес Архива, в том числе по электронной почте: gubarhiv@gubadm.ru;
1.4. Информирование заявителей проводится в двух формах: устное и письменное.
При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приемные часы специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.
Устное информирование обратившегося лица осуществляется не более 15 минут.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги либо назначает другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.
Письменное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется при получении обращения заинтересованного лица о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Ответ на обращение дается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Архиве.
Специалисты Архива, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов.
Письменный ответ на обращение, содержащий фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подписывается начальником Архива либо уполномоченным им лицом и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае если в обращении о предоставлении письменной информации не указаны фамилия, имя, отчество заинтересованного лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги: Организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача какого-либо из следующих документов или отказ в предоставлении документов:
1) архивная справка - документ Архива, составленный на бланке Архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка - документ Архива, составленный на бланке Архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо - письмо, составленное на бланке Архива, содержащее:
- информацию о хранящихся в Архиве архивных документах (или их отсутствии) по определенной теме, проблеме;
- уведомление заявителю о переадресовании предоставления муниципальной услуги в соответствующие органы и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении (запросе) вопросов;
- уведомление заявителю об отказе предоставления муниципальной услуги по существу;
5) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;
6) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме;
Результат предоставления муниципальной услуги, составленный на нескольких листах, должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и (или) подписью с указанием количества листов в документе.
Процедура предоставления муниципальной услуги завершается направлением заявителю результата в письменной форме на русском государственном языке Российской Федерации.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
Письменные запросы заявителей подлежат обязательной регистрации в день поступления их в Архив.
Срок предоставления муниципальной услуги в Архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения заявителя. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов, срок, с разрешения начальника Архива, может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Контрольные документы исполняются в сроки, установленные в поручении.
Если срок исполнения документа в поручении не установлен, документ исполняется не позднее 30-дневного срока со дня получения документа Архивом.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Правовыми основаниями предоставления муниципальной услуги являются:
- Конституция Российской Федерации;
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 29.01.1999 № 107 "О подписании Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств - участников Содружества Независимых Государств в области использования архивной информации";
- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об Утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 г. № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе";
- Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 сентября 2012 г. № 86-ЗАО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе отдельными государственными полномочиями Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела";
- Распоряжение Администрации города от 25.03.2013 № 156-р "Об утверждении Положения об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Губкинского";
- Постановление Администрации города Губкинского от 02.07.2009 № 165 "Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива на территории муниципального образования город Губкинский".
2.6. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет в Архив следующие документы:
1) Обращение (запрос) на предоставление муниципальной услуги представляется в Архив:
- по почте (в том числе по электронной почте);
- при личном посещении.
Обращение (запрос) в Архив на предоставление муниципальной услуги:
- должен содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя и отчество), почтовый и (или) электронный адрес заявителя, указание темы (вопроса), хронологию запрашиваемой информации;
- может быть заполнен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств;
- может быть оформлен как заявителем, так и специалистами Архива.
Обращение (запрос) собственноручно подписывается заявителем либо его уполномоченным представителем.
2) В случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, для получения предоставления муниципальной услуги граждане и лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в Архив следующие документы:
- обращение (запрос) о предоставлении информации;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, на доступ к архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих лиц).
3) В случае, если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию, заявитель на предоставление муниципальной услуги предоставляет в Архив:
- обращение (запрос) о предоставлении информации;
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.
4) В случае, если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.6.2. Представленные документы должны соответствовать следующим требованиям:
1) текст документа написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники;
2) фамилия, имя и отчество (наименование) заявителя, его место жительства (место нахождения), телефон написаны полностью;
3) в документах отсутствуют неоговоренные исправления;
4) документы не исполнены карандашом.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
- представление документов, не соответствующих перечню, указанному в подпункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;
- текст письменного обращения (запроса) не поддается прочтению, о чем сообщается заявителям, направившим обращение (запрос), если фамилия гражданина, наименование предприятия, организации, учреждения и почтовый адрес поддаются прочтению;
- отсутствие в обращении (запросе) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя;
- не принимаются к рассмотрению обращения (запросы), содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения.
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.8.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги в соответствии с действующим законодательством;
- отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
- от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения (запроса).
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
При предоставлении муниципальной услуги с заявителя плата не взимается.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении муниципальной услуги.
2.10.1. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 15 минут.
2.10.2. Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 15 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего выдачу документов, составляет 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
Запрос и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, регистрируется в день представления в Архив.
Запрос заявителя, поступивший после 16.30 часов (15.30 - в предпраздничные дни), либо поступивший в электронном виде в выходные или праздничные дни, регистрируется на следующий после них рабочий день.
2.12. Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
1) требования к местам приема заявителей:
Помещение для приема заявителей для предоставления муниципальной услуги размещено на первом этаже административного здания по адресу: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, ЯНАО, 629830.
Фасад административного здания, в котором находятся помещения Архива, оборудован информационной вывеской, с указанием информации о наименовании Архива и его подчиненности.
У входа в помещения Архива вывешен график (режим) работы, так, чтобы он был хорошо виден заявителям.
Прием заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется в отдельно выделенном помещении - кабинете главного специалиста на первом этаже. Для заполнения необходимых документов используется рабочий стол главного специалиста Архива, который оборудован стулом для посетителей, обеспечен бланками заявлений, письменными принадлежностями.
Консультирование (предоставление справочной информации) заявителей для исполнения муниципальной функции осуществляет ведущий специалист Архива и начальник Архива. У входа в кабинет каждого специалиста Архива вывешены информационные таблички с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
Каждое рабочее место специалистов Архива в служебных кабинетах оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, позволяющим получать справочную информацию и информацию по правовым вопросам общего характера, а также печатающим устройством.
В помещениях Архива установлен копировальный аппарат.
Места для приема обращений (запросов) заявителей на предоставление муниципальной услуги оборудованы автоматической системой пожаротушения и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, имеют указатели выхода из помещений со световым табло.
2) требования к местам для ожидания:
в коридоре помещения Архива установлены стулья для ожидания заявителями приема, имеется искусственное освещение.
3) требования к местам для информирования заявителей:
в коридоре Архива на стене оборудован информационный стенд для заявителей, предназначенный для ознакомления их с информационными материалами.
Информационный стенд, стулья размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
2.13.1. Стандартами качества предоставления муниципальной услуги являются:
№ п/п
Показатели для определения стандартов качества предоставления муниципальной услуги
Единица измерения
Стандарты качества, включающие количественные и качественные параметры оценки конечного результата
1
2
3
4
1. Показатели, характеризующие информационную доступность услуги
1.1
Наличие полной, достоверной и доступной для заявителя информации о содержании муниципальной услуги, способах, порядке и условиях ее получения, размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на Официальном Интернет-сайте исполнительных органов в государственной информационной системе "Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа" (http://www.pgu-yamal.ru)
да/нет
да
1.2
Возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий
да/нет
да
2. Показатели, характеризующие качество обслуживания и безопасность
2.1
Наличие помещений, оборудования и оснащения, отвечающих требованиям настоящего Административного регламента (места ожидания, места для заполнения заявителями документов и предоставления муниципальной услуги)
да/нет
да
2.2
Транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги
да/нет
да
2.3
Обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
да/нет
да
2.4
Соблюдение сроков оказания муниципальной услуги, установленных настоящим Административным регламентом
да/нет
да
2.5
Обеспечение возможности направления запроса по электронной почте (gubarchiv@gubadm.ru)
да/нет
да
2.6
Актуальность и работоспособность контактных координат (официальные и почтовые адреса, адреса электронной почты, номера телефонов, факсов и т.д.), указанные в настоящем Административном регламенте
%
100%
3. Показатели, характеризующие профессиональную подготовленность специалистов исполнителя муниципальных услуг
3.1
Укомплектованность квалифицированными кадрами по штатному расписанию
%
100%
4. Показатели взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
4.1
Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность
раз/минут
2/30
5. Иные показатели
5.1
Обеспечение обратной связи заявителя с исполнителем муниципальной услуги
да/нет
да
5.2
Возможность получения муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг
да/нет
нет
5.3
Количество обоснованных жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги
%
0%
5.4
Доля заявителей, получивших муниципальную услугу с нарушением установленного срока предоставления муниципальной услуги, от общего количества заявителей
%
0%
2.14. Также могут быть установлены иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения
3.1. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги - организация представления архивной информации и документов, находящихся на муниципальном хранении, включает в себя следующие административные процедуры:
- прием (в том числе по электронной почте), первичная обработка и регистрация обращений (запросов) заявителей на предоставление муниципальной услуги;
- анализ тематики поступивших обращений (запросов) заявителей;
- направление обращений (запросов) заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности, а также подготовка и направление уведомлений об отказе в исполнении (в том числе по электронной почте);
- подготовка и направление результатов предоставления муниципальной услуги.
3.3. Прием, первичная обработка и регистрация обращений (запросов) заявителей на предоставление муниципальной услуги.
Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя в Администрацию города Губкинского, в Архив либо поступление запроса по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту.
Специалист, в обязанности которого входит принятие документов:
1) Главный специалист Архива, осуществляющий прием обращений (запросов) на предоставление муниципальной услуги (далее - специалист, ведущий прием), осуществляет их регистрацию с использованием программного обеспечения "АИС ЭЛАР - архив" (запросы).
2) Регистрация обращений (запросов) органов местного самоуправления, тематических запросов юридических лиц производится начальником Архива в программе "Служебная корреспонденция" в день их поступления.
3) При поступлении обращения (запроса) заявителя по почте его регистрация осуществляется в день поступления и передается на исполнение специалистам Архива. Запрос заявителя, поступивший после 16.30 часов (15.30 - в предпраздничные дни), либо поступивший в электронном виде в выходные или праздничные дни, регистрируется на следующий после них рабочий день.
4) При получении обращения (запроса) по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
5) На запросах заявителей в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп Архива, в котором указывается дата регистрации.
6) Главный специалист Архива проверяет наличие в электронной базе обращений (запросов) от данного заявителя. Если обращение повторное, в левом верхнем углу письма ставится отметка "повторное", и к нему прилагаются все документы прежних обращений. Не считаются повторными обращения (запросы) одного и того же автора, но по разным вопросам.
7) Обращения (запросы) заявителей на предоставление муниципальной услуги, соответствующие предъявляемым к ним требованиям и прошедшие регистрацию в течение рабочего дня, рассматриваются начальником Архива и направляются для исполнения специалистам Архива.
Результатом административной процедуры является получение и регистрация специалистом, уполномоченным на исполнение обращения заявителя, принятых документов.
Продолжительность административной процедуры не более 1 дня.
3.4. Анализ тематики поступивших обращений (запросов) заявителей.
Основанием для начала административной процедуры рассмотрения обращения заявителя и оформления результата предоставления муниципальной услуги является получение и регистрация специалистом, уполномоченным на исполнение обращения заявителя, принятых документов.
1) Специалисты Архива осуществляют анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов (заявлений).
2) При проведении анализа тематики поступивших обращений (запросов) определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе), необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить обращение (запрос) по принадлежности на исполнение.
Результатом административной процедуры является подписание начальником Архива либо лицом, его замещающим, решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Продолжительность административной процедуры не более 1 дня.
3.5. Направление обращений (запросов) заявителей на исполнение в архивы и организации по принадлежности, а также подготовка и направление уведомлений об отказе в исполнении.
Основанием для начала административной процедуры является подписанное решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги и поступление их специалисту, ответственному за подготовку документов.
1) Обращения (запросы) заявителей, не относящиеся к составу хранящихся в Архиве архивных документов, направляются в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, либо выдается архивная справка об отсутствии необходимых документов и сведений о месте их хранения.
2) В случае, если обращение (запрос) заявителя требует исполнения несколькими организациями, специалист Архива направляет в соответствующие организации копии обращения (запроса) с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3) Одновременно с направлением обращения (запроса) на исполнение в соответствующий архив или организацию, специалист Архива письменно уведомляет об этом заявителя, в том числе по электронной почте.
4) В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в Архиве, нечетко, неправильно сформулированном обращении (запросе), информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить обращение (запрос), в том числе по электронной почте.
5) При отсутствии у заявителя права на предоставление муниципальной услуги, специалист Архива готовит мотивированный отказ заявителю в ее исполнении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Результатом административной процедуры является направление заявителю либо информационного письма о направлении запроса на исполнение в адрес другого Архива или организации, либо архивной справки об отсутствии необходимых документов и сведений о месте их хранения.
Продолжительность административной процедуры не более 5 дней.
3.6. Подготовка и направление результатов предоставления муниципальной услуги заявителям.
Основанием для начала административной процедуры является подписание начальником Архива либо лицом, его замещающим, решения о предоставлении муниципальной услуги и поступление их специалисту, ответственному за подготовку и выдачу документов.
Подготовка ответов на письменные обращения (запросы) заявителей включает оформление следующих видов документов:
- архивных справок;
- архивных выписок;
- архивных копий;
- информационных писем.
3.6.1. Архивная справка
1) Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".
2) Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
3) Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении (запросе), не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
4) В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
5) В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.
6) В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
7) Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива, в левом нижнем углу указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.
8) Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается начальником Архива, заверяется печатью Архива.
9) При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
10) Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Для проставления апостиля архивная справка направляется в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, г. Салехард, улица Губкина, дом 13, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629001.
11) Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.
3.6.2. Архивная выписка
1) Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка".
2) В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть даны исчерпывающие сведения по вопросам, указанным в обращении (запросе) заявителя.
3) В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
4) Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.
3.6.3. Архивная копия
1) На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
2) Если копия документов состоит из нескольких листов, то все листы архивной копии прошиваются на 4 прокола нитью. Длинные концы нити скрепляются путем наклейки заверительной надписи, в которой указано количество листов копии документов цифрами и прописью, дата изготовления копии, подпись и должность начальника Архива. Подпись начальника Архива заверяется печатью Архива, проставленной так, чтобы она располагалась на наклейке и листе копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения и проставлением печати Архива.
3.6.4. Информационные письма
1) В случае если обращение (запрос) не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.
2) Заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивов и организаций.
3) Ответы заявителям подписывает начальник Архива.
4) Ответ заявителям дается на государственном языке Российской Федерации.
5) Ответ оформляется на бланке Архива. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.
6) В левом нижнем углу документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.
7) Подготовленный проект ответа исполнитель направляет для подписания начальнику Архива. После завершения рассмотрения и подписания ответа документы передаются на регистрацию главному специалисту Архива.
8) Главный специалист Архива проставляет исходящий номер, дату, комплектует отправку, делает отметку в журнале регистрации отправляемых письменных ответов на обращения (запросы) заявителей о направлении ответа, затем один экземпляр ответа откладывается в дело согласно номенклатуре. Конверты с письменными ответами передаются инспектору копировально-множительного бюро Управления делопроизводства и кадров Администрации города Губкинского для регистрации и направления адресату.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, в случае личного обращения заявителя либо его доверенного лица в Архив, выдаются под роспись в получении, которую заявитель либо его доверенное лицо проставляют в нижней части анкеты - заявления заявителя или письменного обращения (запроса) заявителя, к которым приложен второй экземпляр выданных документов.
Выдача заявителю архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется специалистом Архива при предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и информационные письма на обращения (запросы) заявителей высылаются по почте простыми письмами.
Результатом административной процедуры является направление заявителю необходимой информации.
Продолжительность административной процедуры не более 30 дней.
4. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием в ходе предоставления муниципальной услуги решений осуществляют начальник Архива.
Специалист Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:
- соблюдение порядка рассмотрения обращений (запросов) заявителей;
- соблюдение сроков исполнения обращений (запросов) заявителей;
- полноту и качество исполнения обращений (запросов) заявителей.
4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений.
Проверки могут быть плановыми на основании планов работы Администрации города Губкинского либо внеплановыми, проводимыми в том числе по жалобе заявителей на своевременность, полноту и качество предоставления муниципальной услуги.
Решение о проведении внеплановой проверки принимает глава Администрации города Губкинского или уполномоченное им должностное лицо.
Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.
4.3. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с:
- Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе Российской Федерации" и Законом автономного округа от 22.06.2007 № 67-ЗАО "О муниципальной службе Ямало-Ненецкого автономного округа" - муниципальные служащие города Губкинского.
4.4. Заявители вправе направить письменное обращение в адрес Администрации города Губкинского с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении муниципальной услуги.
В случае проведения внеплановой проверки по конкретному обращению в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения обратившемуся направляется по почте информация о результатах проверки, проведенной по обращению. Информация подписывается руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа,
предоставляющего муниципальную услугу,
а также должностных лиц или муниципальных служащих
5.1. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия Архива, предоставляющего муниципальную услугу, и его должностных лиц (работников) в досудебном порядке.
Контроль деятельности специалистов осуществляет:
- начальник Архива;
- заместитель главы Администрации города, руководитель аппарата по адресу: микрорайон 5, дом 38, г. Губкинский, ЯНАО, 629830, либо по телефону 8 (34936) 3-98-05;
- Глава города Губкинского по адресу: микрорайон 5, дом 38, г. Губкинский, ЯНАО, 629830;
5.2. Заявители могут обжаловать действия или бездействие специалистов Архива, обратившись лично или направив жалобу по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации города Губкинского, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг (функций) ЯНАО.
5.3. Жалоба должна содержать в обязательном порядке:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архива, должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением, действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.
Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4. Жалоба, поступившая в Архив, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5. По результатам рассмотрения жалобы начальник Архива принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами ЯНАО, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в настоящем пункте, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
Приложение № 1
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
ЗАПРОС (ОБРАЩЕНИЕ)
для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной
копии (нужное подчеркнуть) по документам архивного отдела
(муниципального архива) Администрации города Губкинского
Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя эту анкету, Вы даете согласие на обработку персональных данных.
Фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается архивная справка (указать все случаи изменения фамилии), паспортные данные, доверенность
ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД
рождения
Адрес местожительства или адрес, по которому направить архивную справку,
контактный телефон
Для лиц, запрашивающих справку о других лицах.
Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку (паспортные данные, доверенность)
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка - нужное подчеркнуть.
- Пенсионный фонд города _____________
- Восстановление трудовой книжки
- Центр занятости города ______________
- Управление социальной защиты населения
- Управление жилищной политики Администрации
- Налоговая инспекция ________________
О чем запрашивается архивная справка - нужное подчеркнуть
- о стаже работы
- о фактически отработанном времени (вахтовикам)
- о заработной плате
- о дислокации организации, предприятия в ЯНАО
- о переименованиях предприятия
- о выделении квартиры, ссуды
- о северной надбавке
_________________________________
точное название учреждения
Начало работы
(№ и дата приказа)
Конец работы
(№ и дата приказа)
Должность,
звание
___________________________________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________________ 20__ г.
Форма заявления на оказание муниципальной услуги по исполнению
социально-правовых запросов заявителей
Приложение № 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
Наименование государственного органа
или органа местного самоуправления
---------------------------------------------------------------------------
Справочные данные государственного органа или органа
местного самоуправления
(почтовый адрес, телефоны и другие сведения)
_____________________ Начальнику архивного отдела -
№ _____________ муниципального архива
Администрации г. Губкинского
На № ________________ _________________________________
от _____________ (инициалы и фамилия руководителя)
ЗАПРОС
Изложение темы запроса и хронологические рамки запрашиваемой
информации.
Форма получения ответа (архивная справка, архивная выписка, архивная
копия).
Руководитель
органа местного самоуправления ________________
_____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Фамилия, имя, отчество исполнителя
Контактный телефон
Форма заявления на оказание муниципальной услуги
по исполнению тематических запросов государственных органов
и органов местного самоуправления
Приложение № 3
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ЗАПРОС
для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной
копии по документам архивного отдела (муниципального архива)
Администрации города Губкинского
Ямало-Ненецкого автономного округа
Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя эту анкету, Вы даете согласие на обработку персональных данных
Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего информацию, данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи), доверенность
Фамилия, имя, отчество, год рождения лица, о котором запрашивается информация (указать все случаи изменения фамилии, имени, отчества)
На чье имя выписывать архивную информацию
Тема запроса (нужное подчеркнуть) и хронологические рамки запрашиваемой информации:
1. Жилье (выделение, обмен, приватизация).
2. Ввод объекта в эксплуатацию.
3. Отвод земельных участков.
4. Переименование улиц, номеров домов.
5. Другая тема (указать какая)
Для какой цели запрашивается архивная информация
Адрес, по которому направить справку, телефон (домашний, рабочий, сотовый)
_________________________ 20___ г. Подпись
____________________ (дата)
(подпись заявителя)
Форма заявления на оказание муниципальной услуги
по исполнению тематических запросов заявителей
Приложение № 4
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной
услуги "Организация представления
архивной информации и документов, находящихся
на муниципальном хранении"
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
И ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА МУНИЦИПАЛЬНОМ ХРАНЕНИИ"
Условные обозначения
* *
Начало или завершение
* * административной процедуры
Операция, действие, мероприятие
Ситуация выбора, принятия решения
* *
Начало предоставления
муниципальной услуги:
заявитель обращается
с запросом
* *
\/
Прием и регистрация запроса
\/
Нет Проверка соответствия Да
представленного запроса > Рассмотрение запроса
установленным требованиям начальником отдела и
направление должностному
\/ лицу, ответственному
за организацию
Уведомление предоставления
заявителя Передача запроса муниципальной услуги
об отказе в приеме ответственному <
запроса исполнителю
\/
Нет Анализ тематики запроса и направление Да
на исполнение по принадлежности
Оформление результата предоставления
муниципальной услуги
Направление запроса на исполнение
Уведомление заявителя в архивные учреждения,
о необходимости уточнения муниципальные архивы и (или) <
тематики и представления > организации автономного округа
> дополнительных сведений для последующего ответа заявителю
для исполнения запроса
\/
Уведомление заявителя
< о направлении запроса
Уведомление заявителя на исполнение по принадлежности
об отказе в
предоставлении информации
конфиденциального >
> характера при отсутствии Направление запроса органа
у него документально исполнительной власти на исполнение
подтвержденных прав в архивные учреждения,
на получение информации муниципальные архивы для подготовки
и направление ответа в Архив; <
уведомление заявителя о направлении
запроса на исполнение
Уведомление заявителя об по принадлежности
отсутствии запрашиваемой
информации в архивных
учреждениях автономного \/
> округа и рекомендации >
по ее дальнейшему поиску Предоставление информационных писем
при необходимости с приложением
архивных справок, архивных выписок,
архивных копий; тематических
подборок копий архивных документов,
тематических обзоров и тематических
перечней архивных документов
\/ \/
Подготовка ответа по запросу и выдача
(направление) его заявителю
\/
* *
Предоставление
муниципальной
услуги завершено
* *
------------------------------------------------------------------